Introducción
Este ensayo tiene como objetivo el
establecer el conocimiento inicial para llevar a cabo una administración del
cambio en ambientes competitivos, el alcance será el aterrizarlo en la administración
de un proyecto.
En el México actual, es cada vez más
común escuchar en nuestros círculos de amistades y familiares que no se sienten
satisfechos con alguna situación en su entorno laboral, el factor común puede
ser que se dedican a algo diferente de la carrera que estudiaron, el tiempo
invertido en el trabajo, las relaciones interpersonales que se establecen con
el equipo con el cual colaboran, etc. Este último factor es relevante para que
la persona se pueda sentir en un ambiente armonioso en donde todas las personas
complementen sus aptitudes y conocimientos con las de las demás personas para
lograr los objetivos de un proyecto para la organización, y en ocasiones sucede
que se dedica más tiempo a resolver conflictos de intereses personales en lugar
trabajar en conjunto para lograr los objetivos organizacionales o del proyecto.
Es por eso que es importante que las
organizaciones conozcan primeramente su comportamiento organizacional para
definir objetivos de desarrollo que permitan que los individuos puedan
desarrollar sus capacidades en pro de su participación en el proyecto, en un
ambiente de trabajo orientado más humanísticamente.
El administrar el cambio es algo que
tarde o temprano se dará en cada empresa y/o proyecto y mientras más rápido
mejor, esto ya que en la era del conocimiento el activo intangible más
importante son los conocimientos de las personas y cómo lo aplican para
resolver problemas o para crear e innovar y esto no pertenece a la empresa esto
en realidad lo posee cada individuo, la manera en la cual la organización a
través de la administración del cambio pueda hacer que la empresa aprenda a
través de los conocimientos de los individuos será una ventaja competitiva.
No somos máquinas, no somos robots, no somos
los seres humanos un eslabón más en la línea de producción de una fábrica,
somos seres con aspiraciones personales y profesionales que necesitamos
sentirnos entusiasmados, motivados, comprometidos y productivos, por lo cual se
requiere que se administre el cambio en organizaciones cuya cultura no permite
que los individuos se sientan plenos en la realización de su trabajo y más allá
de eso, que la empresa pueda así mismo aprender como un conjunto sistemático
con vida propia, esto es por el bien del individuo, en su caso del proyecto, de
la organización y para el desarrollo del país.
Desarrollo
A los seres humanos nos gusta el cambio,
nos gusta experimentar diversas experiencias a lo largo de nuestra vida
personal o profesional, sin embargo es común encontrar que cuando se trata de
experimentar el cambio a primera instancia nos da miedo, es algo desconocido y
que por ende no quisiéramos experimentar, sin saber que nos va a encender la
chispa del entusiasmo y que una vez culminado el cambio puede ser una manera
que encontramos para superarnos personal y profesionalmente.
En generaciones anteriores era diferente
la manera de pensar con respecto al cambio, los baby boomers estaban seguros
que la estructura de hacer lo mismo durante años les rendiría frutos al final
de su carrera al jubilarse podrían disfrutar de lo que hicieron en su vida
laboral, la generación X decide que puede saltarse algunos años disfrutando de
las garantías que brindan sus certificaciones y diplomas, hoy en día los Millennials
no quieren esperar una vida para poder disfrutar de lo adquirido a través de
los años de estudios y/o de trabajo, ellos piensan que todo el mundo es
cambiante, nuestras actitudes, nuestros deseos y aspiraciones y que no hay
tiempo para desperdiciar, en ese sentido es como un tipo de evolución y la
selección natural que nos dice que el individuo que se adapte mejor al cambio
prevalecerá, esto es muy interesante porque hoy mismo tenemos gente que
pertenece a estas tres generaciones trabajando en conjunto por ejemplo en un
equipo de proyecto, éstos a su vez, surgen de la necesidad de efectuar
productos y/o servicios que coadyuven al logro de los objetivos estratégicos de
la organización, estos objetivos pueden ser divididos de tal manera que un
conjunto de varios proyectos que persiguen los mismos objetivos se convierten
en un programa de proyectos y todos en su conjunto forman el portafolio de
proyectos de una organización. Al final del día esto sirve porque a través de
indicadores la organización puede saber qué tan cerca o lejos está en el camino
de culminar sus objetivos estratégicos y puede tener la visión necesaria para poder
hacer ajustes en el camino.
Cuando se genera la aprobación de un
proyecto se da con el visto bueno del comité que determina que dicho proyecto
va a ser útil para la organización, sin embargo puede ser que la gente
involucrada crea que la ejecución de dicho proyecto no esté alineado a los
objetivos de la organización, de un área o bien a sus objetivos personales.
Las fuerzas que se oponen al cambio son
las que apoyan la estabilidad o status quo, como indica la lectura “la
administración del cambio en entorno cambiante”, Kurt Lewin, estableció un
modelo en la cual evidencia que todo comportamiento es resultado de un
equilibrio entre las fuerzas de impulso y de restricción”. (Conceptos
básicos de la DO.ppt)
En la planeación del proyecto, se debe
de conocer al conjunto de personas colaborativas y restrictivas, ya que las
fuerzas restrictivas de acuerdo al modelo de Kurt Lewin, son de especial
interés puesto que representan fuentes potenciales de resistencia al cambio.
Al iniciar un proyecto como consultores
administradores, conocemos a grandes rasgos los aspectos formales (manifiestos)
del proyecto, esto es un input en el proceso de inicio que son los llamados Activos
de los procesos de la organización (Assets) de la empresa, entre ellos están
las metas, tecnologías, estructuras, políticas y procedimientos, recursos
financieros, más aterrizado a un proyecto es el enunciado de trabajo de
proyecto (SOW), Caso de negocio, Acuerdos, Factores ambientales de la empresa,
Assets, sin embargo hay aspectos informales, tales como las percepciones,
actitudes, sentimientos, valores, interacciones informales, normas de grupos y
conocimientos que tal como lo muestra la imagen Aspectos formales e Informales
de la presentación “La administración del cambio en entorno cambiante” no son
manifiestos a simple vista, están debajo de la superficie del iceberg haciendo
la homología y son difíciles de detectar y comprender y es requerido
comprenderlos porque generalmente son los que constituyen fuertemente a la
resistencia al cambio. (Conceptos básicos de la DO.ppt)
Para que se realice el cambio, Lewin
propone:
1.-Descongelar: Refiere a hacer notorio
la necesidad del cambio para que sea aceptado.
2.-Designar un agente de cambio: El
agente de cambio será quien dirigirá a la organización a través del proceso de
cambio.
3.-Recongelar: Refiere el poner el nuevo
patrón conductual de manera que se convierta en la norma vigente. (Conceptos
básicos de la DO.ppt)
La metodología de Administración de
proyectos del PMI, contiene dos áreas de conocimientos que son relevantes en la
administración del cambio, la primera trata de la Gestión de Recursos Humanos
del Proyecto que contiene entre otros, los procesos de Planificación de la
Gestión de Recursos Humanos y el Desarrollo de los Recursos Humanos. La segunda
área es la de la Gestión de los Interesados del Proyecto que contiene los
procesos de identificación de los interesados, la planificación de la gestión
de los interesados y el control de la participación de los interesados.
La administración del cambio en este
ámbito de referencia, toma importancia particularmente en los procesos de:
Desarrollo del Equipo de trabajo: Es el
proceso de mejorar las competencias, la interacción entre los miembros de un
equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del
proyecto.
Dirección del Equipo de trabajo: Es el
proceso de realizar seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, proporcionar
retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el
desempeño del proyecto.
Identificar a los interesados: Es el
proceso de identificar las personas, grupos u organizaciones que podrían
afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto,
así como analizar y documentar información relevante relativa a sus intereses,
participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del
proyecto.
Planificación de la gestión de los interesados:
Es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la
participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del
proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y posible
impacto en el éxito del proyecto.
Gestión de la participación de los
interesados: Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para
satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momento
en que ocurren y fomentar la participación adecuada de los interesados en las
actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo.
Control de la participación de los
interesados: Es el proceso de monitorear globalmente las relaciones de los
interesados en el proyecto y ajustar las estrategias y los planes para
involucrar a los interesados.
Estos procesos contienen herramientas y
técnicas que deben de ser utilizadas por el administrador del proyecto o bien
por una persona que tenga el rol específico de agente de cambio en el proyecto
para que pueda identificar y gestionar correctamente a los interesados del
proyecto ya que debido a la influencia positiva y/o negativa de estas personas
puede significar el éxito o el fracaso de un proyecto. (Project
Management Institute, Inc, 2013)
Debido a la complejidad del proceso de
cambio, es preciso abordarlo hacia todos los niveles, por eso el cambio debe
ser planeado y llevado no solo por un agente, debiera de ser una filosofía de
trabajo de todos los miembros de la empresa y/o de un proyecto determinado.
En organizaciones donde existen
proyectos generalmente son empresas u organizaciones innovadoras las cuales se
deben o debieran adaptar rápidamente al cambio, en organizaciones
gubernamentales es común observar que los cambios en las normativas,
lineamientos y leyes son constantemente cambiadas y las instituciones deben o
deberían de reaccionar rápidamente para implementar dichos cambios con el
trabajo que esto implica, puede llegar a ser frustrante para la gente tener a
punto un cambio ya probado para salir a producción y por una decisión
estratégica frenarla y ponerla en estado de espera para dar prioridad a otro
cambio que surja y que deba de atenderse aún sin haber terminado el otro
proyecto.
“A medida que la organización sepa
gestionar su información el proceso de cambio se verá favorecido, en primer
lugar porque se necesita de una interacción constante con el entorno para saber
dónde, cómo y cuándo cambiar, y además a nivel interno se necesita de un
proceso de comunicación y fluidez de la información”. (Conceptos
básicos de la DO.ppt)
Las tecnologías de la información hacen
posible el poder gestionar los datos de las organizaciones y de cada proyecto
de la organización de tal manera que al ser analizadas se convierten en
información, esta información al ser procesada por la gente de la organización
se convierte en conocimiento pero esto es un proceso complejo porque no todas
las personas en la organización tienen el panorama completo puede ser que un
individuo vea una hoja, el jefe de área el árbol y el dueño de la empresa el
bosque completo, sin embargo, la capacidad con la que se desarrolle cada
individuo en la organización incrementará el valor agregado que permita mayor
competitividad, encontrar la fórmula para que el conocimiento individual se vea
reflejado en un conocimiento en el proyecto y/o en la organización es un reto
grande.
Regresando al ejemplo de la dependencia
gubernamental que se enfrenta al cambio de manera constante y que gestiona la
administración de los proyectos alineados estratégicamente con los objetivos
institucionales, ¿puede ser aplicable el dirigir el cambio con dirección a la
gestión de conocimientos, para que independientemente de los proyectos
asignados, liberados o cancelados, los conocimientos de los individuos de la
organización se manifiesten como conocimientos aplicados en las estructuras
organizacionales?
Lo anterior suena muy etéreo y casi
imposible de realizar, sin embargo, es hacia donde nos dirigimos o hacia donde
nos debiéramos de dirigir, el papeleo y documentación de proyectos no queda más
que en archivos que difícilmente alguien leerá, el verdadero valor está en el
conocimiento que tengan las personas que utilizarán los productos o servicios
que se generaron en el proyecto y que puedan aplicar su conocimiento en la
definición de los mismos ya que ellos son quien los van a utilizar y explotar,
el valor también está en compartir dicho conocimiento. “La inteligencia
organizacional no es la suma de las inteligencias de los individuos que forman
la organización, es la capacidad de crear conocimiento y de usarlo para
adaptarse estratégicamente a su mercado”. (Conceptos básicos de la DO.ppt)
Continuando con el ejemplo, si la dependencia
gubernamental no tiene bien definido su plan estratégico, con base en el cual
aprobará y priorizará los proyectos del instituto, podría ser que siguieran
subiendo y bajando los proyectos sin importar los recursos invertidos y la
frustración de la gente. La cultura de esta institución puede tener una idea
colectiva hacia el desinterés provocado por la poca importancia de la dirección
al permitir no concluir proyectos, para empezar otros nuevos.
“La gestión de la información y el
conocimiento son herramientas, métodos y vías para fomentar el aprendizaje
organizacional hacia el desarrollo de una cultura hacia difundir y desarrollar
el cambio interno en respuesta de
los cambios externos, es más que
evidente pensar que antes de comenzar a desarrollar una Gestión de
Conocimientos y de información la empresa debe tener claros sus objetivos y
visión y acción estratégica”. (Conceptos
básicos de la DO.ppt)
Conclusión
La administración del cambio en
Ambientes competitivos debe de tomar una relevancia a nivel estratégico en el
modelo de desarrollo que el gobierno debiera impulsar en todas sus
dependencias. México es uno de los países con más rezago educativo y económico
entre los países de la Organización para la cooperación y el Desarrollo
Económico (OECD) , por eso es
importante que encontremos mecanismos que nos ayuden a hacer menor la brecha
que existe entre nosotros y los países desarrollados.
La administración del cambio como hemos
visto puede ser que represente una diferenciación que nos proporcione una
ventaja competitiva.
Por eso la importancia no solo de
realizar administración no solo en el ámbito empresarial, sino también como
modelo de desarrollo en el país.
Podemos aplicarlo en la administración
de un proyecto, existen herramientas y técnicas establecidas por las mejores
prácticas que nos pueden ayudar en el proceso del cambio, el objetivo es claro,
que las personas involucradas en un proyecto, una organización estén
colaborando de tal manera que su participación sea la idónea, que su
comportamiento sea el adecuado y que se sientan satisfechos tanto personal como
profesionalmente, esto trae como consecuencia que el conocimiento de los
individuos se refleje en mejores productos y que el conocimiento en su conjunto
permee en toda la organización.
Todo esto como he mencionado
anteriormente puede sonar etéreo, sin embargo ya se está realizando en
proyectos y en empresas, el cambio debe ser planeado y no olvidemos que el
enfoque es hacia los individuos que es el motor que impulsa todos los
proyectos, organizaciones y al país.
Por último creo que aunque las
metodologías de administración en Proyectos nos dan las herramientas y técnicas
probadas para realizar la administración del cambio, no son recetas de cocina
que al seguirlas al pie de la letra nos darán resultados satisfactorios, lo que
pienso es que sabiendo aplicarlas y utilizando habilidades interpersonales y
sabiendo leer el entorno para aplicarlas pueden funcionar.
Bibliografía
Conceptos
básicos de la DO.ppt. (s.f.).
La administración del cambio en entorno
cambiante.pdf. (s.f.).
OECD. (s.f.).
PISA 2012 Results: What Students Know and Can Do (Volume I, Revised edition,
February 2014). Obtenido de
http://www.keepeek.com/Digital-Asset-Management/oecd/education/pisa-2012-results-what-students-know-and-can-do-volume-i-revised-edition-february-2014_9789264208780-en#page3
Project
Management Institute, Inc. (2013). Managing Change in Organizations. Pennsylvania USA: Project Management Institute, Inc.
Nombre
del alumno: Claudia Elizabeth Espinosa Molina
Número
de cuenta: 15142760
Materia:
Desarrollo Organizacional y Capital Humano
Grupo:
AM1203
Profesor:
M.A. Gerardo Guzmán Núñez
Fecha
de la actividad: 22 de febrero de 2015
Título
de la actividad: La administración del cambio en Ambientes Competitivos
